Fichier TAJ : ce que tout directeur juridique doit vraiment savoir

Comprendre le fichier TAJ et son impact sur l’entreprise

Un fichier de police, pas un simple casier judiciaire

Pour un directeur juridique, la première erreur serait d’assimiler le fichier TAJ à un casier judiciaire bis. Le fichier TAJ (Traitement des antécédents judiciaires) est un traitement de données géré par le ministère de l’intérieur, alimenté par les services de police et de gendarmerie dans le cadre des enquêtes judiciaires.

Concrètement, il s’agit d’un fichier de police judiciaire, distinct du casier judiciaire géré par le ministère de la justice. Il recense des informations sur les personnes mises en cause ou victimes dans des procédures pénales, y compris lorsque celles ci n’aboutissent pas à une condamnation.

Pour l’entreprise, cela signifie qu’une réponse négative au niveau du casier judiciaire (bulletin vierge) n’exclut pas la présence d’antécédents judiciaires dans le TAJ. Cette dissociation est au cœur des enjeux de recrutement, de conformité et de gestion des dirigeants exposés qui seront abordés plus loin.

Quelles données sont enregistrées dans le fichier TAJ ?

Le TAJ contient des donnees à caractère personnel particulièrement sensibles, au sens du droit des informations nominatives et de la loi informatique et libertés, sous le contrôle de la CNIL. On y trouve notamment :

• l’identité de la personne (nom, prénoms, date et lieu de naissance, éléments d’identité issus de l’acte de naissance) ;
• des éléments relatifs aux titres d’identité (passeport, carte nationale d’identité, etc.) ;
• la qualification pénale des faits dans le cadre des procédures pénales et du code pénal ;
• des informations sur la procédure : enquête préliminaire, flagrance, instruction, décisions de la chambre de l’instruction ou de la cour d’appel ;
• les suites judiciaires : classement sans suite, poursuites, relaxe ou acquittement, condamnation, mesures alternatives ;
• des données techniques (empreintes, photographies, etc.) selon le cadre légal applicable.

Ces donnees judiciaires sont encadrées par le code de procédure pénale et les textes relatifs au traitement des antécédents. Elles ne peuvent pas être librement exploitées par l’entreprise, même lorsque celle ci pense agir dans un objectif de sécurité ou de conformité.

Base légale, finalités et rôle du ministère de l’intérieur

Le TAJ est un traitement de données judiciaires mis en œuvre par le ministère de l’intérieur pour les besoins :

• de la police judiciaire et du cadre des enquêtes ;
• de la prévention et de la constatation des infractions ;
• de la recherche des auteurs et de la préparation des procédures pénales ;
• de la gestion de certaines procédures administratives sensibles (par exemple, autorisations, agréments, port d’armes, etc.).

Le ministère de l’intérieur est responsable de ce fichier, sous le contrôle du juge judiciaire, du procureur de la République, du magistrat référent désigné pour le suivi du fichier, et de la CNIL pour l’aspect informatique et libertés. Le droit d’accès, de rectification et d’effacement des données est strictement encadré, ce qui a des conséquences directes sur les marges de manœuvre de l’entreprise lorsqu’un salarié ou un candidat est concerné.

TAJ, casier judiciaire et procédures : bien distinguer les régimes

Pour un directeur juridique, il est essentiel de distinguer clairement :

• le casier judiciaire, qui recense les condamnations pénales définitives selon les règles du code de procédure pénale ;
• le fichier TAJ, qui enregistre des antécédents judiciaires dès la mise en cause dans une enquête, indépendamment de l’issue de la procédure ;
• les autres fichiers de police ou de sécurité intérieure, qui obéissent à des logiques encore différentes.

Une personne peut être inscrite au TAJ alors même qu’elle bénéficie ensuite d’une relaxe ou d’un acquittement, ou d’un classement sans suite. Dans certains cas, la chambre de l’instruction ou la cour d’appel peuvent intervenir sur la procédure pénale, sans que cela entraîne automatiquement l’effacement des données dans le TAJ.

Cette dissymétrie crée des situations complexes pour l’entreprise, notamment lorsque des autorités administratives consultent le TAJ pour délivrer un agrément, une habilitation ou un titre. Un refus d’agrément peut ainsi reposer sur des judiciaires TAJ alors même que le casier judiciaire est vierge, ce qui peut impacter directement un salarié clé ou un dirigeant.

Droits des personnes, effacement et rôle du procureur

Les personnes inscrites au TAJ disposent de droits, mais ceux ci sont très encadrés. Le droit d’accès ne s’exerce pas directement auprès de la police, mais via une procédure spécifique, souvent par l’intermédiaire du procureur de la République ou du magistrat référent du fichier. L’effacement ou la rectification des données peuvent être demandés, en particulier en cas de :

• relaxe ou acquittement ;
• classement sans suite ;
• erreur manifeste sur l’identité ou l’identité issue de l’acte de naissance ;
• disproportion manifeste au regard de la durée de conservation prévue par les textes.

La décision appartient au procureur, au procureur de la République territorialement compétent ou, en cas de contestation, à la juridiction compétente (notamment la chambre de l’instruction). Une réponse négative à une demande d’effacement peut avoir des conséquences concrètes sur la carrière d’une personne, et donc sur l’organisation de l’entreprise.

Pour le directeur juridique, il est crucial de comprendre que l’entreprise ne peut pas se substituer à la personne dans ces démarches, mais peut l’informer, l’orienter et intégrer ces paramètres dans la gestion des risques RH et de gouvernance.

Limites pour l’entreprise et articulation avec le RGPD

Le RGPD et la loi informatique et libertés encadrent très strictement le traitement, par une entreprise privée, de données judiciaires ou d’antécédents judiciaires. En pratique, l’employeur ne peut pas :

• accéder au fichier TAJ ou au traitement des antécédents ;
• constituer un fichier interne d’antécédents judiciaires sur la base de déclarations ou de documents obtenus de manière détournée ;
• exiger de manière générale la communication de décisions pénales ou de copies de procédures.

Les marges de manœuvre de l’entreprise se situent plutôt dans la définition de politiques de conformité RGPD, de gestion des risques et de gouvernance, en veillant à ne pas franchir la ligne rouge du traitement illicite de données pénales. Sur ce point, les bonnes pratiques d’accompagnement à la conformité RGPD offrent un cadre utile pour structurer les processus internes.

Les sections suivantes aborderont plus concrètement les conséquences de l’inscription au TAJ sur le recrutement, les contrôles d’honorabilité, la conformité anticorruption, ainsi que la gestion des relations avec les autorités et des situations sensibles au sein de la gouvernance.

Recrutement, dirigeants exposés et contrôles d’honorabilité

Recrutement sensible et exposition au fichier TAJ

Pour une direction juridique, le fichier TAJ n’est plus un sujet théorique. Il pèse concrètement sur le recrutement des dirigeants, des mandataires sociaux, des responsables conformité, sécurité, ou encore sur les fonctions exposées aux marchés publics et aux contrôles d’honorabilité.

Le TAJ (traitement des antécédents judiciaires) est un traitement de données judiciaires géré par le ministère de l’intérieur, distinct du casier judiciaire. Il recense des informations issues des procédures pénales, y compris lorsque la procédure n’a pas encore abouti à une condamnation définitive. C’est précisément ce caractère « en cours de procédure » qui crée des zones de risque pour l’entreprise.

En pratique, les autorités administratives ou certaines autorités de contrôle peuvent consulter le fichier TAJ dans le cadre d’enquêtes administratives préalables à la délivrance d’un titre d’identité, d’une autorisation d’exercer, d’un agrément ou d’un accès à des sites sensibles. Une réponse négative, parfois fondée sur des antécédents judiciaires anciens ou clos par une relaxe ou un acquittement, peut bloquer une nomination stratégique ou un contrat clé.

Contrôles d’honorabilité et postes réglementés

De plus en plus de textes imposent des contrôles d’honorabilité ou d’intégrité pour certains postes : secteurs régulés, activités de sécurité, transport, finance, jeux, ou encore fonctions en lien avec des marchés publics. Ces contrôles s’appuient souvent sur :

• le casier judiciaire (bulletin n° 2 ou n° 3) ;
• le fichier TAJ, dans le cadre d’enquêtes administratives menées par la police ou la gendarmerie ;
• éventuellement d’autres traitements d’antécédents, selon le code de procédure pénale et les textes sectoriels.

La direction juridique doit intégrer cette réalité dans ses processus de recrutement et de nomination. Un candidat peut présenter un casier judiciaire vierge tout en étant inscrit au fichier TAJ à la suite d’une procédure pénale en cours, d’une instruction devant une chambre de l’instruction ou d’une décision non définitive de cour d’appel. Les informations enregistrées peuvent concerner des faits finalement classés, ou clos par un non lieu, une relaxe ou un acquittement, mais qui n’ont pas encore donné lieu à effacement dans le traitement des antécédents.

Le risque est double :

• un refus d’agrément ou d’autorisation par une autorité administrative, fondé sur des données issues du fichier TAJ ;
• une mise en cause de l’entreprise si elle maintient en poste une personne dont l’honorabilité est contestée par l’autorité de contrôle.

Jusqu’où aller dans les vérifications des candidats

La tentation est forte, pour un directeur juridique, de vouloir « sécuriser » les recrutements en multipliant les vérifications. Mais le cadre juridique est strict. Les données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté relèvent des données judiciaires au sens du RGPD et de la loi Informatique et libertés. Leur traitement par une entreprise est très encadré, sous le contrôle de la CNIL.

En l’état du droit, une entreprise ne peut pas accéder elle même au fichier TAJ ni organiser un traitement autonome des antécédents judiciaires de ses candidats. Elle ne peut pas non plus exiger la communication d’extraits de traitements policiers ou de copies de procédures pénales. Les vérifications doivent rester proportionnées à la nature du poste et reposer sur des bases légales claires (par exemple, la demande d’un extrait de casier judiciaire lorsque la loi le prévoit).

Concrètement, cela signifie que :

• vous ne pouvez pas demander à un candidat de produire des documents issus du fichier TAJ ou d’un traitement d’antécédents judiciaires ;
• vous ne pouvez pas organiser un traitement informatique interne d’« antécédents » sur la base de rumeurs, d’articles de presse ou de copies de procédures ;
• vous devez limiter la collecte aux informations strictement nécessaires, en respectant les principes de minimisation et de finalité.

Le rôle de la direction juridique est alors d’expliquer aux opérationnels la différence entre casier judiciaire, fichier TAJ et autres traitements, et de rappeler que l’entreprise ne peut pas se substituer aux autorités dans l’appréciation de l’honorabilité. Les contrôles d’honorabilité relèvent d’abord des autorités publiques, dans le cadre des enquêtes administratives prévues par le code de procédure pénale et les textes spéciaux.

Dirigeants exposés, procédures pénales et gestion du risque

La situation est encore plus sensible lorsqu’un dirigeant en poste, un administrateur ou un cadre clé se retrouve impliqué dans une procédure pénale. Une mise en examen, une convocation devant une chambre de l’instruction ou une décision de cour d’appel non définitive peuvent conduire à une inscription ou à une mise à jour dans le fichier TAJ, indépendamment du casier judiciaire.

Pour l’entreprise, l’enjeu n’est pas seulement réputationnel. Une inscription au TAJ peut avoir des effets concrets :

• blocage ou retrait d’un agrément individuel nécessaire à l’exercice de certaines fonctions ;
• refus d’habilitation ou d’accès à des sites sensibles ;
• fragilisation de la relation avec une autorité de régulation ou un donneur d’ordre public.

La direction juridique doit donc anticiper ces conséquences et organiser un dialogue structuré avec la personne concernée, son conseil et, le cas échéant, le magistrat référent ou le procureur de la République. Sans interférer avec la procédure pénale, il est possible de suivre l’évolution des décisions (classement, non lieu, relaxe, acquittement) et d’identifier les moments où une demande d’effacement ou de rectification dans le fichier TAJ pourra être envisagée.

Dans certains cas, la stratégie de défense pénale elle même doit intégrer les enjeux liés au traitement des antécédents : choix des voies de recours, appréciation de l’opportunité d’une procédure alternative, calendrier des décisions. La coordination entre les conseils pénalistes et la direction juridique d’entreprise devient alors essentielle.

Effacement, rectification et articulation avec la vie professionnelle

Le droit à l’effacement ou à la rectification des données dans le fichier TAJ est encadré par le code de procédure pénale et la loi Informatique et libertés. Il ne s’agit pas d’un droit automatique, mais d’une faculté qui suppose une analyse par l’autorité judiciaire. Le procureur de la République, parfois après avis d’un magistrat référent ou d’une chambre de l’instruction, apprécie l’opportunité de maintenir ou non les données dans le traitement des antécédents.

Pour un directeur juridique, l’enjeu est de comprendre ce calendrier et ses impacts sur la carrière de la personne concernée. Une relaxe ou un acquittement ne se traduit pas immédiatement par un effacement dans le fichier TAJ. Tant que les données demeurent, elles peuvent être prises en compte dans le cadre d’enquêtes administratives, avec à la clé un refus d’agrément ou une réponse négative à une demande d’autorisation.

Il est donc utile de :

• cartographier les postes pour lesquels une enquête administrative ou un contrôle d’honorabilité est requis ;
• prévoir des clauses contractuelles permettant d’adapter les fonctions d’un dirigeant en cas de difficulté liée à des antécédents judiciaires ;
• anticiper, avec les conseils pénalistes, le moment opportun pour solliciter un effacement ou une limitation de la durée de conservation dans le fichier TAJ.

Cette approche suppose une bonne maîtrise des textes (code de procédure pénale, loi Informatique et libertés, doctrine CNIL) et une capacité à dialoguer avec les autorités judiciaires et administratives, sans jamais instrumentaliser la procédure pénale à des fins purement managériales.

Structurer la politique d’honorabilité au sein de l’entreprise

Enfin, les contrôles d’honorabilité ne peuvent pas être gérés au cas par cas, dans l’urgence. La direction juridique a intérêt à formaliser une politique interne qui précise :

• les postes soumis à des exigences d’honorabilité renforcées et la base légale de ces exigences ;
• les documents pouvant être légitimement demandés (par exemple, un extrait de casier judiciaire lorsque la loi le prévoit) et ceux qui ne peuvent pas l’être (données issues du fichier TAJ, copies de procédures pénales, actes de naissance ou documents d’identité acte sans lien avec la finalité du contrôle) ;
• les règles de conservation, de confidentialité et de sécurité des données judiciaires collectées ;
• les modalités de gestion des situations sensibles (mise en cause pénale d’un dirigeant, refus d’agrément, retrait d’autorisation).

Cette politique doit être articulée avec les autres volets de la gouvernance conformité et de la gestion des risques, notamment en matière de lobbying, de prévention de la corruption et de contrôle des conflits d’intérêts. Sur ce dernier point, le choix d’un outil adapté pour tracer les interactions avec les pouvoirs publics et documenter les décisions sensibles peut s’avérer déterminant. Une ressource utile pour structurer cette dimension est l’analyse consacrée au choix d’un logiciel de conformité en matière de lobbying, qui éclaire la manière de concilier exigences réglementaires, sécurité des données et pilotage stratégique.

En toile de fond, l’entreprise doit garder à l’esprit que le fichier TAJ reste un outil de police judiciaire, placé sous le contrôle de l’autorité judiciaire et de la CNIL. Il ne peut pas devenir un instrument de sélection parallèle, ni un critère occulte de gestion des carrières. La ligne de crête, pour la direction juridique, consiste à intégrer les effets possibles d’une inscription au TAJ dans la gestion des talents et des dirigeants, tout en respectant strictement le cadre légal de la protection des données et des droits des personnes.

Conformité, anticorruption et articulation avec le fichier TAJ

Intégrer le TAJ dans la cartographie des risques de conformité

Pour une direction juridique, le fichier TAJ n’est pas seulement un sujet de données judiciaires géré par le ministère de l’intérieur. Il s’inscrit au cœur du dispositif de conformité, notamment anticorruption, et vient percuter les obligations issues du droit pénal, du code de procédure pénale, mais aussi du droit des données personnelles.

Dans la cartographie des risques, le fichier TAJ doit être appréhendé comme une source potentielle d’informations sensibles sur les antécédents judiciaires d’une personne, mais aussi comme un terrain à haut risque en matière de protection des données et d’atteinte aux libertés individuelles. Le traitement des antécédents, même lorsqu’il est opéré par la police judiciaire dans le cadre d’enquêtes, peut avoir des répercussions directes sur :

• les procédures internes de conformité anticorruption ;
• les décisions de recrutement ou de maintien dans certaines fonctions sensibles ;
• la gestion des alertes et enquêtes internes ;
• la relation avec les autorités (parquet, procureur de la République, magistrat référent, chambre de l’instruction, cour d’appel).

Le rôle du directeur juridique consiste donc à articuler ces différentes sources de risque, sans transformer l’entreprise en auxiliaire de police ni en sous traitant officieux du ministère de l’intérieur.

TAJ, anticorruption et contrôles d’intégrité : jusqu’où aller ?

Les programmes anticorruption imposent souvent des contrôles d’intégrité renforcés pour certaines fonctions clés. La tentation peut être forte d’aller chercher des informations sur d’éventuels antécédents judiciaires, voire de s’interroger sur une inscription au TAJ ou au casier judiciaire. C’est précisément là que le risque de non conformité devient majeur.

En pratique, l’entreprise n’a pas accès au fichier TAJ, qui est un traitement d’antécédents géré par les services de police et de gendarmerie sous le contrôle du ministère de l’intérieur et de l’autorité judiciaire. Toute tentative de contournement (demander à un candidat de produire des informations issues d’une procédure pénale en cours, exiger un extrait de casier judiciaire au delà des cas prévus par le code du travail, ou solliciter un tiers pour obtenir des données issues du TAJ) expose à des risques importants :

• violation des principes « informatique et libertés » et du RGPD ;
• collecte illicite de données pénales ou de données relatives aux infractions ;
• atteinte au droit au respect de la vie privée et au droit à la présomption d’innocence ;
• risque de discrimination fondée sur des antécédents judiciaires, y compris en cas de relaxe ou d’acquittement ultérieur.

La CNIL rappelle régulièrement que les données pénales et les informations relatives aux procédures pénales ne peuvent être traitées que dans des cas strictement encadrés par la loi. Le simple fait de demander à une personne de révéler l’existence d’une procédure pénale en cours, d’une instruction devant la cour d’appel ou d’une inscription dans un fichier de police judiciaire peut être jugé disproportionné, sauf obligation légale spécifique.

Pour les fonctions les plus sensibles (conformité, finance, marchés publics, relations avec les autorités), il est souvent plus pertinent de travailler sur des obligations de moyens en matière de contrôle d’intégrité plutôt que de rechercher un hypothétique « risque zéro » fondé sur des informations judiciaires inaccessibles ou interdites.

Traitement des données pénales : lignes rouges à ne pas franchir

Le lien entre conformité et fichier TAJ se joue surtout dans la manière dont l’entreprise traite, ou non, les données relatives aux infractions et aux condamnations. Le code de procédure pénale, la loi « informatique et libertés » et le RGPD encadrent très strictement le traitement de ces informations, qu’elles proviennent d’une procédure pénale, d’un casier judiciaire, d’une enquête de police ou d’une décision d’une chambre de l’instruction.

Quelques lignes rouges à intégrer dans les politiques internes :

• Pas de collecte directe ou indirecte de données issues du TAJ : l’entreprise ne peut ni interroger le fichier, ni demander à une personne de produire des éléments tirés de ce traitement d’antécédents judiciaires.
• Usage très encadré du casier judiciaire : la demande d’extrait de casier judiciaire doit reposer sur un texte précis, en lien avec la nature du poste et les responsabilités exercées.
• Interdiction de constituer un « mini TAJ » interne : conserver dans un fichier interne des informations détaillées sur des procédures pénales, des plaintes, des enquêtes de police judiciaire ou des décisions d’instruction de la cour, en dehors d’un cadre légal clair, expose à des sanctions.
• Respect du principe de minimisation : seules les données strictement nécessaires à la finalité de conformité peuvent être traitées, pour une durée limitée, avec des règles d’accès très restreintes.

Le directeur juridique doit également veiller à ce que les services RH, conformité et sécurité ne croisent pas de manière incontrôlée des informations issues de procédures pénales, de contrôles d’honorabilité ou de vérifications d’identité (titre d’identité, acte de naissance, identite acte) avec d’autres bases de données internes. Le risque de dérive vers un traitement d’antécédents judiciaires non déclaré est réel.

Effacement, rectification et articulation avec les décisions pénales

Un autre point de tension entre conformité et fichier TAJ concerne la gestion des suites d’une procédure pénale. Une personne peut avoir été mise en cause dans le cadre d’enquêtes de police judiciaire, puis bénéficier d’une relaxe ou d’un acquittement. Pourtant, son inscription dans le TAJ peut subsister, sous réserve des règles d’effacement et de durée de conservation.

Dans ce contexte, l’entreprise doit être extrêmement prudente lorsqu’elle est informée, même indirectement, de l’existence d’anciennes procédures. Le fait de maintenir une décision de refus d’embauche, de promotion ou de maintien dans une fonction sensible sur la base d’éléments liés à une procédure pénale close, à une relaxe acquittement ou à une décision de la cour d’appel ou de la chambre de l’instruction, peut être contesté :

• au regard du droit à l’oubli judiciaire et des mécanismes d’effacement ;
• au regard du principe de proportionnalité dans le traitement des données ;
• au regard de l’interdiction de discrimination fondée sur des antécédents judiciaires.

Les demandes d’effacement ou de rectification dans le TAJ relèvent du procureur de la République, du magistrat référent ou, le cas échéant, de la juridiction compétente. L’entreprise ne peut pas intervenir directement dans ce traitement, mais elle doit adapter ses propres pratiques lorsque la personne produit une décision d’effacement ou une réponse négative à une demande d’inscription au casier judiciaire.

Concrètement, cela implique de prévoir dans les procédures internes :

• un mécanisme de réexamen des décisions fondées sur des informations judiciaires, en cas d’effacement ou de modification de ces données ;
• une politique claire de suppression ou d’anonymisation des informations relatives aux procédures pénales, alignée sur les durées de conservation légales ;
• un dialogue encadré avec la personne concernée, sans exiger de documents qui révéleraient indirectement le contenu du fichier TAJ ou d’autres traitements judiciaires.

Aligner conformité interne et cadre légal des fichiers judiciaires

Enfin, l’articulation entre conformité, anticorruption et fichier TAJ suppose un travail de fond sur la gouvernance des données judiciaires au sein de l’entreprise. Le directeur juridique doit s’assurer que les politiques internes ne créent pas un décalage entre les exigences de conformité et le cadre légal applicable aux fichiers de police judiciaire.

Quelques axes de travail concrets :

• formaliser une doctrine interne sur l’usage des informations relatives aux procédures pénales et aux antécédents judiciaires ;
• former les équipes conformité, RH et sécurité au régime spécifique des traitements judiciaires (TAJ, casier judiciaire, autres fichiers du ministère de l’intérieur) ;
• vérifier la cohérence entre les procédures d’enquête interne et les règles du code de procédure pénale, notamment pour éviter toute confusion avec les prérogatives de la police judiciaire ;
• documenter les choix d’équilibre entre exigences de conformité et respect des droits des personnes, afin de pouvoir les justifier en cas de contrôle de la CNIL ou de contentieux.

L’enjeu, pour la direction juridique, est de démontrer que le dispositif de conformité anticorruption repose sur un traitement maîtrisé des données, sans dérive vers une exploitation parallèle des informations issues des fichiers judiciaires, et en particulier du TAJ, qui reste un outil de la puissance publique et non de l’entreprise.

Données personnelles, RGPD et limites des vérifications internes

Cartographier les traitements internes en lien avec le fichier TAJ

Pour un directeur juridique, la première étape consiste à identifier précisément où et comment le fichier TAJ peut interférer avec les traitements internes de donnees personnelles : procédures de recrutement, contrôles d’honorabilité, enquêtes internes, gestion des dirigeants exposés, relations avec les autorités judiciaires.

Dans la pratique, il est fréquent que des équipes RH ou conformité souhaitent vérifier les antecedents d’une personne en s’inspirant du fonctionnement du fichier TAJ ou du casier judiciaire. C’est là que le risque RGPD apparaît : l’entreprise ne peut pas créer, même indirectement, un « mini fichier taj » interne recensant des informations judiciaires ou des donnees penales sur les salariés, candidats ou partenaires.

Le droit de l’Union et la loi Informatique et libertes encadrent très strictement le traitement des donnees relatives aux infractions et condamnations penales. En principe, ce type de traitement est réservé :

• aux autorités publiques compétentes dans le cadre des enquetes de police judiciaire ou de la procedure penale (par exemple le ministere interieur via le fichier TAJ) ;
• à certaines professions réglementées, dans des conditions très encadrées par le code de procedure penale ou des textes sectoriels spécifiques ;
• et, de manière résiduelle, à des responsables de traitement privés lorsque la loi le prévoit expressément.

Une cartographie RGPD sérieuse doit donc distinguer clairement :

• les traitements « classiques » de ressources humaines, de conformité ou de sécurité ;
• les traitements susceptibles de viser des antecedents judiciaires, des mentions de procedure penale, de relaxe acquittement, de reponse negative d’une autorité, ou toute information issue d’un cadre enquetes ou d’une instruction cour.

Ce que le RGPD autorise (et interdit) sur les donnees penales

Le RGPD et la loi Informatique et libertes posent un principe clair : les donnees relatives aux infractions, condamnations penales et mesures de surete ne peuvent être traitées que sous le contrôle de l’autorité publique ou lorsque le code ou une loi spécifique l’autorise. Le fichier TAJ, géré par le ministere de l’interieur, relève de ce régime particulier de traitement antecedents judiciaires.

Pour une entreprise, cela signifie notamment :

• interdiction de constituer un fichier interne d’antecedents judiciaires ou de « casier maison » ;
• interdiction de collecter, en routine, des informations sur une procedure penale en cours, une instruction cour ou une décision de chambre instruction ;
• interdiction de demander à un candidat ou à un salarié des informations détaillées sur ses judiciaires taj, son casier judiciaire ou une éventuelle inscription au fichier taj, sauf obligation légale explicite.

La seule marge de manœuvre réellement sécurisée repose, en pratique, sur :

• la demande d’un extrait de casier judiciaire lorsque la loi ou un texte réglementaire le prévoit pour un poste donné ;
• la prise en compte, de manière proportionnée, d’informations rendues publiques par une cour appel ou une juridiction pénale, en veillant à ne pas les stocker de façon systématique ni à les transformer en base de donnees structurée.

La CNIL rappelle régulièrement que les employeurs ne peuvent pas contourner ces limites en demandant à une personne de produire des documents issus de la procedure penale (ordonnances, décisions de chambre instruction, etc.) ou des copies d’extraits de fichier TAJ. Le risque de non conformité est double : violation du RGPD et de la loi Informatique et libertes, mais aussi atteinte au secret de l’enquete ou de l’instruction cour.

Vérifications d’honorabilité : jusqu’où peut aller l’entreprise ?

Les directions juridiques sont souvent sollicitées pour valider des dispositifs de « background checks » ou de contrôles d’honorabilité, en particulier pour des fonctions sensibles (compliance, finance, sécurité, fonctions réglementées). La tentation est grande d’aligner ces contrôles sur la logique du fichier TAJ ou d’un traitement antecedents policier.

Or, le cadre juridique est nettement plus restreint pour un acteur privé que pour le ministere interieur ou les services de police judiciaire. Quelques repères opérationnels :

• les contrôles doivent reposer sur une base légale claire (obligation légale, intérêt légitime documenté, nécessité contractuelle) et respecter les principes de proportionnalité et de minimisation des donnees ;
• les informations collectées ne doivent pas porter sur des judiciaires ou des donnees penales sauf texte spécifique ;
• les demandes de documents d’identite acte (titre identite, acte naissance) doivent être strictement limitées à ce qui est nécessaire pour vérifier l’identité, sans dériver vers une reconstitution d’antecedents judiciaires ;
• les échanges avec un magistrat referent, un procureur republique ou un service du ministere interieur ne peuvent se faire que dans un cadre légal précis, souvent à l’initiative de l’autorité publique et non de l’entreprise.

En pratique, un dispositif de vérification d’honorabilité conforme doit être conçu comme un filtre limité, et non comme un miroir du fichier taj. Il doit également intégrer la possibilité que certaines informations pénales soient inexactes, obsolètes ou en cours de contestation devant une cour appel ou une chambre instruction.

Effacement, rectification et articulation avec le TAJ

Les demandes d’effacement ou de rectification de donnees sont un terrain sensible pour les directions juridiques, surtout lorsque la personne invoque une décision de relaxe acquittement ou une reponse negative d’une juridiction à l’issue d’une procedure penale.

Il faut distinguer deux niveaux :

• les traitements internes de l’entreprise, soumis au RGPD et à la loi Informatique et libertes ;
• les traitements étatiques, comme le fichier TAJ ou le casier judiciaire, régis par le code de procedure penale et des textes spécifiques.

Sur le plan interne, l’entreprise doit :

• vérifier la base légale et la durée de conservation des donnees liées à une procedure penale (par exemple, une enquête interne déclenchée à la suite d’informations issues du fichier taj ou d’un échange avec un procureur) ;
• mettre en œuvre, lorsque c’est justifié, l’effacement ou la limitation du traitement, notamment en cas de relaxe acquittement ou de classement sans suite ;
• documenter les motifs d’un éventuel refus d’effacement, en s’appuyant sur des obligations légales de conservation ou sur la nécessité de défendre les droits de l’entreprise dans une procedure penale ou civile.

En revanche, l’entreprise ne peut pas promettre à une personne d’obtenir l’effacement de ses judiciaires taj ou de ses mentions au casier judiciaire. Ces demandes relèvent exclusivement des autorités compétentes (par exemple le procureur republique ou la juridiction ayant statué), dans les conditions prévues par le code de procedure et les textes encadrant le traitement antecedents au sein du ministere interieur.

Le rôle du directeur juridique est alors double :

• sécuriser la réponse de l’entreprise sur le plan RGPD, en évitant tout engagement sur le sort des donnees figurant dans le fichier TAJ ou au casier judiciaire ;
• orienter la personne vers les voies de droit appropriées (recours devant la juridiction compétente, saisine du procureur republique, éventuellement recours devant une cour appel ou une chambre instruction), sans se substituer à un conseil individuel.

Encadrer les échanges avec les autorités et la CNIL

Les interactions entre l’entreprise, les autorités judiciaires et la CNIL sont un point de vigilance majeur. Une demande d’informations émanant d’un procureur, d’un magistrat referent ou d’un service du ministere interieur peut concerner des donnees issues d’un cadre enquetes ou d’une procedure penale où le fichier TAJ joue un rôle central.

Pour rester dans un cadre conforme :

• toute communication de donnees à une autorité doit reposer sur un fondement juridique clair (obligation légale, réquisition judiciaire, demande formalisée dans le cadre d’une instruction cour) ;
• les équipes internes doivent être formées à ne pas solliciter, même de manière informelle, des informations issues du fichier taj ou du traitement antecedents géré par le ministere interieur ;
• les échanges avec la CNIL doivent être anticipés, notamment en cas de contrôle portant sur des traitements susceptibles de frôler le champ des donnees penales ou des judiciaires taj.

En cas de contrôle ou de mise en demeure, la capacité à démontrer que l’entreprise n’a pas cherché à reproduire un fichier d’antecedents judiciaires en interne, et qu’elle a strictement limité ses traitements aux besoins de gestion RH, de conformité ou de sécurité, sera déterminante pour limiter le risque de sanction.

Relations avec les autorités : anticiper les effets d’une inscription au TAJ

Cartographier les risques d’inscription et leurs effets opérationnels

Pour une direction juridique, la première étape consiste à objectiver les risques liés au fichier TAJ dans la relation avec les autorités. Le traitement des antécédents judiciaires n’est pas un simple fichier administratif du ministère de l’intérieur : il irrigue de nombreuses procédures, du contrôle d’honorabilité à la délivrance d’un titre d’identité, en passant par certaines enquêtes administratives sensibles. Concrètement, une inscription au fichier TAJ peut peser sur :

• les demandes d’agréments ou d’autorisations administratives pour l’entreprise ou ses filiales ;
• les procédures d’habilitation ou d’accès à des sites sensibles, notamment dans le cadre d’enquêtes menées par la police judiciaire ;
• les réponses des préfectures ou du ministère de l’intérieur lors de contrôles de sécurité ou de moralité ;
• la perception globale de la fiabilité de l’entreprise par les autorités, surtout en cas de récurrence de procédures pénales visant des dirigeants ou des cadres clés.

Le directeur juridique doit donc intégrer le fichier TAJ dans sa cartographie des risques, au même titre que le casier judiciaire ou les procédures en cours devant les juridictions pénales.

Comprendre le rôle des autorités judiciaires dans la gestion du TAJ

Le fichier TAJ est un traitement de données judiciaires encadré par le code de procédure pénale et la loi informatique et libertés. Les décisions d’inscription, de mise à jour ou d’effacement ne relèvent pas de l’entreprise, mais des autorités judiciaires et du ministère de l’intérieur. Plusieurs acteurs sont déterminants :

• Le procureur de la République : il joue un rôle central dans la gestion des antécédents judiciaires, notamment pour les demandes d’effacement ou de rectification après une procédure pénale close (classement, relaxe, acquittement) ;
• Le magistrat référent TAJ au sein de chaque juridiction : il peut être saisi pour examiner la pertinence du maintien d’une inscription dans le fichier TAJ, en lien avec la nature de la procédure et son issue ;
• La chambre de l’instruction ou la cour d’appel, selon les cas, qui peuvent être amenées à se prononcer sur des contestations relatives au traitement des antécédents judiciaires ;
• Le ministère de l’intérieur, responsable du traitement, qui applique les décisions judiciaires et gère la dimension technique et opérationnelle du fichier.

Pour la direction juridique, l’enjeu est de bien comprendre ce circuit décisionnel afin d’orienter, le cas échéant, les conseils donnés aux dirigeants ou aux collaborateurs concernés par une procédure pénale.

Anticiper les demandes d’informations et les réponses négatives des autorités

Une inscription au fichier TAJ peut générer des réponses négatives ou des réserves de la part des autorités, parfois sans que l’entreprise en connaisse immédiatement la cause. Dans le cadre d’enquêtes administratives ou de vérifications d’honorabilité, les services de police ou de gendarmerie consultent le fichier des antécédents judiciaires, sans pour autant communiquer le détail des informations à l’employeur. Pour limiter les effets de surprise, la direction juridique peut :

• mettre en place un protocole interne de remontée d’information lorsque des dirigeants ou cadres sont impliqués dans une procédure pénale susceptible d’alimenter le TAJ ;
• prévoir des scénarios de gestion en cas de refus d’agrément, de retrait d’autorisation ou de blocage administratif lié à des antécédents judiciaires ;
• anticiper les impacts contractuels (clauses de résiliation, obligations d’information vis à vis de partenaires publics ou privés) en cas de décision défavorable d’une autorité ;
• documenter les échanges avec les autorités pour pouvoir, si nécessaire, contester une décision ou demander des explications complémentaires dans le respect du cadre légal.

Cette anticipation suppose une bonne connaissance des interactions entre TAJ, casier judiciaire et autres fichiers administratifs, ainsi que des marges de manœuvre offertes par le code de procédure pénale.

Organiser la gestion des demandes d’accès, de rectification et d’effacement

Même si l’entreprise n’est pas responsable du traitement TAJ, elle se trouve souvent en première ligne lorsque des collaborateurs sollicitent des informations sur leurs antécédents judiciaires ou sur les conséquences d’une procédure en cours. La direction juridique doit alors rappeler que :

• le droit d’accès direct au fichier TAJ est strictement encadré et ne s’exerce pas comme pour un traitement classique de données personnelles ;
• les demandes d’accès, de rectification ou d’effacement passent en pratique par les autorités judiciaires compétentes (procureur de la République, magistrat référent, éventuellement chambre de l’instruction ou cour d’appel) ;
• les issues de la procédure pénale (classement sans suite, relaxe, acquittement) peuvent justifier une demande d’effacement ou de limitation de conservation, mais n’emportent pas automatiquement suppression des données dans le fichier ;
• la CNIL exerce un contrôle sur le respect du cadre informatique et libertés, mais ne se substitue pas aux autorités judiciaires pour décider du maintien ou non d’une inscription.

Le rôle de la direction juridique est alors surtout pédagogique : expliquer les règles, orienter vers les bons interlocuteurs, et veiller à ce que l’entreprise ne promette pas ce qu’elle ne peut pas légalement obtenir.

Articuler transparence, confidentialité et protection des personnes

Les informations issues du fichier TAJ, lorsqu’elles ont un impact sur l’entreprise, se situent à la frontière entre plusieurs exigences : protection des données, secret de l’enquête et de l’instruction, droits de la défense, mais aussi devoir de loyauté envers certains partenaires publics. Dans la pratique, cela pose des questions délicates :

• jusqu’où l’entreprise peut elle interroger un collaborateur sur une procédure pénale en cours ou passée, sans méconnaître le droit au respect de la vie privée et les règles relatives aux données judiciaires ;
• comment concilier les demandes d’informations d’une autorité administrative avec le principe de minimisation des données et les limites posées par la réglementation informatique et libertés ;
• dans quelles conditions certaines pièces (par exemple un acte de naissance, un document d’identité, ou des éléments relatifs à une instruction en cours) peuvent être communiquées sans porter atteinte aux droits de la personne concernée.

La direction juridique doit formaliser des lignes directrices internes sur ces sujets, en lien avec la conformité RGPD et la sécurité des données, afin d’éviter des pratiques improvisées qui exposeraient l’entreprise à un risque contentieux ou à un contrôle défavorable de la CNIL.

Structurer le dialogue avec les autorités dans la durée

Enfin, la gestion des situations liées au fichier TAJ ne peut pas se traiter uniquement au cas par cas. Pour les groupes exposés à des contrôles fréquents ou à des procédures pénales récurrentes, il est utile de structurer un dialogue régulier avec les autorités compétentes. Cela peut passer par :

• l’identification, au sein de la direction juridique, d’un point de contact dédié pour les questions relatives aux antécédents judiciaires et aux échanges avec le ministère de l’intérieur ;
• la mise en place de canaux de communication clairs avec les parquets, notamment lorsque des procédures pénales visant des dirigeants ou des cadres ont un impact direct sur l’activité de l’entreprise ;
• une veille juridique active sur les évolutions du code de procédure pénale, de la jurisprudence des cours d’appel et de la chambre de l’instruction, ainsi que des recommandations de la CNIL en matière de traitement des données judiciaires ;
• la préparation de modèles de courriers et de notes internes pour gérer, de manière cohérente, les demandes d’explications, les refus d’agrément ou les conséquences d’une inscription au fichier TAJ.

Cette approche structurée renforce la crédibilité de l’entreprise auprès des autorités, tout en protégeant mieux les personnes concernées et en limitant les risques liés à une mauvaise compréhension du fonctionnement du fichier des antécédents judiciaires.

Gouvernance interne et gestion des situations sensibles liées au fichier TAJ

Structurer une gouvernance claire autour du fichier TAJ

Pour un directeur juridique, le fichier TAJ n’est plus seulement un sujet de droit pénal ou de procédure pénale. C’est un enjeu de gouvernance, qui touche à la gestion des risques, aux ressources humaines, à la conformité et à la protection des donnees. Sans cadre interne, les décisions liées aux antecedents judiciaires de certaines personnes clés peuvent devenir arbitraires, voire discriminatoires.

La première étape consiste à définir qui fait quoi dans l’entreprise lorsque surgit une situation liée au fichier TAJ ou à un traitement d’antecedents judiciaires :

• Direction juridique : analyse du cadre juridique (code de procedure penale, droit des donnees personnelles, recommandations CNIL, loi Informatique et libertes) et validation des process internes.
• Direction des ressources humaines : intégration des contraintes liées aux donnees judiciaires dans les procédures de recrutement, de mobilité et de sanctions disciplinaires.
• Direction conformité / éthique : articulation avec les dispositifs anticorruption, les contrôles d’honorabilité et les obligations vis à vis des autorités.
• Direction sécurité / sûreté : gestion opérationnelle des alertes, notamment lorsque des fonctions sensibles sont concernées (accès à des titres d’identite, à des informations critiques, à des flux financiers).

Ce schéma de gouvernance doit être formalisé par écrit, validé au plus haut niveau et mis à jour en fonction de l’évolution du cadre juridique et des pratiques du ministere de l’interieur, des services de police judiciaire et des juridictions (tribunaux, cour d’appel, chambre de l’instruction).

Mettre en place des procédures internes pour les situations sensibles

Les situations les plus délicates apparaissent lorsque l’entreprise découvre, directement ou indirectement, qu’une personne en poste ou en cours de recrutement est concernée par une procedure penale ou une inscription dans un fichier de type TAJ. Le risque est alors de réagir dans l’urgence, sans respecter ni le droit du travail, ni le droit des donnees, ni les garanties attachées à la presomption d’innocence.

Il est utile de prévoir, en amont, des scénarios types et des lignes directrices internes, par exemple :

• Découverte d’une procedure penale en cours visant un salarié occupant une fonction sensible (finance, conformité, sécurité) ;
• Information, par la personne elle même, de l’existence d’antecedents judiciaires ou d’une inscription au fichier TAJ ;
• Reponse negative d’une autorité administrative ou d’un organisme de contrôle, fondée sur des informations judiciaires (par exemple, refus d’agrément, refus de délivrance ou de renouvellement d’un titre d’identite professionnel, refus d’habilitation) ;
• Signalement par une autorité (parquet, magistrat referent, service de police) dans le cadre d’une enquete ou d’une instruction en cours.

Pour chaque scénario, il est recommandé de définir :

• Les personnes à alerter en interne (juridique, RH, conformité, direction générale) ;
• Les informations qui peuvent être collectées et traitées, en respectant le principe de minimisation des donnees et les limites posées par la CNIL pour les donnees penales ;
• Les mesures conservatoires possibles (changement temporaire de poste, suspension, restriction d’accès à certaines informations) et leurs conditions de mise en œuvre ;
• Les modalités de documentation des décisions, en prévision d’un éventuel contentieux prud’homal ou administratif.

Encadrer strictement l’usage des donnees judiciaires en interne

Le traitement de donnees relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté est encadré par le RGPD et la loi Informatique et libertes. Pour une entreprise, l’accès direct au fichier TAJ ou à d’autres fichiers judiciaires tenus par le ministere de l’interieur n’est pas possible, sauf cas très spécifiques prévus par la loi et mis en œuvre par des autorités publiques. En pratique, l’entreprise ne peut traiter que des informations qu’elle reçoit de manière licite, souvent par la personne elle même ou via une décision administrative ou judiciaire.

Dans ce contexte, la gouvernance interne doit intégrer plusieurs garde fous :

• Interdiction de toute « enquête officieuse » visant à reconstituer un pseudo fichier TAJ interne à partir de rumeurs, de recherches internet ou de demandes informelles auprès de services de police ;
• Encadrement strict des demandes de documents comme l’extrait de casier judiciaire, l’acte de naissance ou l’acte d’identite, en veillant à ne pas détourner ces pieces de leur finalité ;
• Limitation de l’accès aux informations judiciaires aux seules personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions (principe du besoin d’en connaître) ;
• Traçabilité des consultations et des décisions prises sur la base de ces informations, afin de pouvoir démontrer le respect des principes de proportionnalité et de non discrimination.

Le directeur juridique doit également s’assurer que les registres de traitements internes mentionnent clairement, lorsqu’il y a lieu, l’existence de traitements de donnees penales, leur base légale, leur finalité et leurs durées de conservation, en cohérence avec les recommandations de la CNIL.

Gérer les effets d’une relaxe, d’un acquittement ou d’un effacement

Une difficulté récurrente tient au décalage entre la réalité judiciaire (relaxe, acquittement, classement sans suite, non lieu) et la persistance d’une inscription dans un fichier d’antecedents judiciaires comme le fichier TAJ. Ce décalage peut avoir des effets concrets sur la carrière d’une personne, sur l’obtention d’un titre d’identite, sur une procedure d’agrément ou sur la perception de son honorabilité par l’employeur.

Dans une logique de gouvernance, il est essentiel de prévoir un mécanisme interne permettant :

• De prendre en compte les décisions de relaxe ou d’acquittement, y compris celles rendues par une cour d’appel ou une chambre de l’instruction ;
• De réexaminer les décisions internes qui avaient été prises sur la base d’informations judiciaires désormais infirmées ;
• D’accompagner, le cas échéant, la personne dans ses démarches d’effacement ou de rectification auprès des autorités compétentes (parquet, procureur de la Republique, magistrat referent, ministere de l’interieur) ;
• De documenter les échanges avec les autorités, notamment lorsque l’entreprise fournit des elements factuels dans le cadre d’une procedure d’effacement ou de réexamen d’une inscription au fichier TAJ.

Le directeur juridique doit être particulièrement attentif à ne pas maintenir, dans les systèmes internes, des informations devenues inexactes ou excessives au regard de l’évolution de la procedure penale. La durée de conservation des donnees judiciaires internes doit être alignée, autant que possible, sur les exigences légales et sur le principe de limitation de la conservation.

Dialoguer avec les autorités et sécuriser les positions de l’entreprise

La gestion des situations sensibles liées au fichier TAJ implique souvent un dialogue avec les autorités : services de police, parquet, cour d’appel, chambre de l’instruction, voire ministere de l’interieur lorsque la question de l’effacement ou de la rectification d’une inscription est soulevée. Ce dialogue doit être structuré et piloté par la direction juridique, afin de sécuriser les positions de l’entreprise.

Quelques bonnes pratiques peuvent être mises en place :

• Centraliser, au niveau de la direction juridique, toutes les demandes émanant des autorités dans le cadre d’enquetes ou de procédures pénales visant des salariés ou des dirigeants ;
• Vérifier systématiquement la base légale des demandes d’informations et la compatibilité avec les obligations de confidentialité et de protection des donnees ;
• Éviter toute communication spontanée d’informations relatives aux antecedents judiciaires d’une personne, en dehors d’un cadre légal clair ou d’une instruction de la juridiction compétente ;
• Documenter les reponses apportées, y compris les reponses négatives lorsque l’entreprise refuse de transmettre certaines informations faute de base juridique suffisante.

Dans certains cas, l’entreprise peut être amenée à soutenir, de manière factuelle, une demande d’effacement ou de réexamen d’une inscription au fichier TAJ, par exemple en attestant du comportement professionnel d’une personne ou de l’absence d’incident depuis les faits. Ce soutien doit être manié avec prudence, en veillant à ne pas interférer avec l’appréciation souveraine du procureur de la Republique, du magistrat referent ou de la juridiction saisie.

Former les équipes et instaurer une culture de prudence

Enfin, la gouvernance interne autour du fichier TAJ et des donnees judiciaires ne peut fonctionner que si les équipes clés comprennent les enjeux et les limites de ce qu’elles peuvent faire. Les responsables RH, les managers de proximité, les équipes conformité et sécurité doivent être sensibilisés :

• Aux différences entre casier judiciaire, fichier d’antecedents judiciaires et autres fichiers tenus par le ministere de l’interieur ;
• Aux risques juridiques liés à des pratiques de « screening » informel ou à la constitution de fichiers parallèles ;
• Aux conséquences possibles d’une mauvaise interprétation d’une procedure penale en cours ou d’une simple audition dans le cadre d’une enquete ;
• Aux obligations de confidentialité et de respect de la vie privée des personnes concernées.

Pour un directeur juridique, l’enjeu est de faire comprendre que le fichier TAJ et, plus largement, les traitements d’antecedents judiciaires ne sont pas un outil de gestion des ressources humaines, mais un environnement juridique contraint, dans lequel l’entreprise doit évoluer avec prudence, méthode et traçabilité.